Unterschriften und Handzeichen sollen von der zuständigen Stelle in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt werden. Deshalb müssen Sie persönlich das entsprechende Schriftstück vorlegen, auf dem Sie die Unterschrift leisten wollen oder auf dem Sie die Unterschrift bereits geleistet haben.

Anhand Ihres Personalausweises oder Reisepasses stellt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Ihre Identität fest. In seiner Gegenwart unterschreiben Sie das Schriftstück oder erkennen die bereits geleistete Unterschrift als Ihre an. Anschließend wird der Beglaubigungsvermerk angebracht.

Der Beglaubigungsvermerk enthält:

• die Bestätigung, dass die Unterschrift echt ist
• die genaue Bezeichnung desjenigen, dessen Unterschrift beglaubigt wird
• die Angabe, ob sich der für die Beglaubigung zuständige Bedienstete Gewissheit über diese Person verschafft hat und ob die Unterschrift in seiner Gegenwart vollzogen oder anerkannt worden ist
• bei Beglaubigung durch eine Behörde: Hinweis, dass die Beglaubigung nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle bestimmt ist
• Ort und Tag der Beglaubigung
• bei Beglaubigung durch eine Behörde: Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten
• bei Beglaubigung durch einen Notar: Unterschrift des Notars
• Dienstsiegel

Zur Aufbewahrung bei Gericht

Besonderheiten gelten bei der Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift durch die Notarin oder den Notar, die zur Aufbewahrung beim Gericht bestimmt ist (zum Beispiel im Rahmen der Eintragung in das Handelsregister): Hier muss die Unterschrift in Gegenwart der Notarin oder des Notars geleistet werden. Dies soll in dem Beglaubigungsvermerk festgehalten werden.