Sozialversicherung, Arbeitnehmer anmelden

Meldungen des Arbeitgebers und ihre Weiterleitung nach § 28 ff. Viertes Buch Sozialgesetzbuch / SGB IV

Sollten Sie Arbeitnehmer einstellen, müssen Sie mit Beginn eines jeden Beschäftigungsverhältnisses die Anmeldung zur Sozialversicherung vornehmen.

Den gesetzlichen Krankenkassen (Einzugsstellen) obliegt es, den Gesamtbetrag zur Sozialversicherung einzuziehen und an die zuständigen Stellen weiterzuleiten. Das trifft auch für freiwillig kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer zu.

Für geringfügig Beschäftigte übernimmt dies die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der Rentenversicherung.

In die Sozialversicherung zahlen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber Anteile ein.

Die Anmeldung zur Sozialversicherung umfasst:

  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Die Anmeldung muss insbesondere für Beschäftigte erfolgen, die gesetzlich zur Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung verpflichtet sind.

Hinweis: Beachten Sie, dass auch geringfügig beschäftigte Mitarbeiter anzumelden sind, für die keine Beiträge zur Sozialversicherung anfallen. Das betrifft beispielsweise auch kurzfristig Beschäftigte, die höchstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage pro Jahr für Sie arbeiten.

Ansprechstelle

Die Meldung erfolgt durch den Arbeitgeber an die Krankenversicherung des Arbeitnehmers.

Regionalisierung

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(keine Ortswahl erforderlich)

Zuständige Stelle

Leistungsdetails

Voraussetzungen

Zertifiziertes Abrechnungsprogramm

Zur Meldung für die Sozialversicherung und zum Beitragsnachweis sind

  • maschinell geführte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme
  • oder zugelassene Ausfüllhilfen vorgeschrieben.

Die Abrechnungsprogramme müssen von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) überprüft und zugelassen sein.

Elektronische Übermittlung

Als Übermittlungsweg zur Einzugsstelle dient neben der Datenfernübertragung (DFÜ) zunehmend das Internet. Die Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt.

Für die Übertragung benötigen Sie:

  • Betriebsnummer
  • Internet-Anschluss, E-Mail
  • Zertifikat für die verschlüsselten Datenübertragung (Beantragung im ITSG-Trust-Center)
  • zum Ausdrucken der Quittungsbelege auf der Seite "Sozialversicherung im Internet" das Programm Adobe Reader

Gesicherter Datenaustausch mit sv-net

Um Ihnen den Einstieg in die elektronische Datenübertragung via Internet zu erleichtern, entwickelten die Krankenkassen in Zusammenarbeit mit der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) die Software sv-net (Sozialversicherung im Internet).

Achtung! Das Programm errechnet keine Entgelte oder Sozialversicherungs- und Steueranteile, es ersetzt auch keine Gehaltsabrechnungsprogramme oder Ausfüllhilfen.

Verfahrensablauf

Melden Sie den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bei der Sozialversicherung an, sobald er oder sie eine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen aufgenommen hat.

  • Bereiten Sie die Meldungen und Beitragsnachweise mit dem zugelassenen Gehaltsabrechnungsprogramm oder einer entsprechenden Ausfüllhilfe vor.
  • Übermitteln Sie die Daten an die zuständige Krankenkasse per Datenfernübertragung, Internet oder E-Mail.
  • Drucken Sie die Belege als Nachweis aus. Lassen Sie bitte auch Ihrem Beschäftigten einen Beleg über die Jahresmeldung für dessen Unterlagen zukommen.

Erforderliche Unterlagen

Zur Meldung bei der Sozialversicherung sind folgende Angaben nötig:

  • Sozialversicherungsnummer (vom Rentenversicherungsträger vergeben)
  • Daten der oder des Beschäftigen, wie Name und Anschrift
  • Grund der Abgabe (zum Beispiel Anmeldung wegen Beginn der Beschäftigung oder Beschäftigungszeiten)
  • Betriebsnummer des Arbeitgebers, die Sie von der Agentur für Arbeit erhalten
  • Betriebsnummer der zuständigen Einzugsstelle / Krankenkasse
  • Angaben zu Beitragsgruppen, Art der Tätigkeit und Staatsangehörigkeit
  • Zertifikat für die verschlüsselte Datenübertragung
Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin noch keine Sozialversicherungsnummer, wird diese automatisch mit der erstmaligen Anmeldung zur Sozialversicherung vergeben.

Hinweise (Besonderheiten)

Beachten Sie, dass Sie den Arbeitnehmer-Anteil am Sozialversicherungsbeitrag vom jeweiligen Bruttolohn abziehen. Diesen Betrag überweisen Sie zusammen mit Ihrem Arbeitgeberanteil am Ende des laufenden Monats an die zuständige Einzugsstelle.

Freigabevermerk

Sächsisches Staatsministerium für Soziales und Verbraucherschutz. 25.10.2017